MyPeopleDoc : Le coffre-fort numérique pour simplifier la gestion de vos documents RH

Qu'est-ce que MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc est une plateforme SaaS (Software as a Service) spécialisée dans la gestion documentaire des ressources humaines. Concrètement, il s'agit d'un coffre-fort numérique sécurisé qui permet aux entreprises de dématérialiser l'ensemble de leurs documents RH et de les distribuer automatiquement à leurs collaborateurs.

Créée en 2008 par Clément Buyse, la plateforme a été rachetée en 2018 par UKG (Ultimate Kronos Group), un acteur majeur des solutions RH à l'échelle mondiale. Malgré ce rachat, MyPeopleDoc conserve son identité et continue d'évoluer en tant que solution dédiée à la gestion documentaire RH.

L'outil permet de :

• Stocker et archiver tous les documents RH dans un coffre-fort numérique sécurisé (bulletins de paie, contrats de travail, attestations, courriers RH)
• Distribuer automatiquement les documents aux collaborateurs via une plateforme en ligne
• Offrir à chaque salarié un espace personnel de 10 Go, accessible à vie, même après un changement d'employeur
• Automatiser les processus RH grâce à des workflows configurables
• S'intégrer aux principaux SIRH du marché (Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM)

MyPeopleDoc est conforme au RGPD, certifié ISO 27001 et validé par l'ANSSI, ce qui en fait l'une des solutions les plus sécurisées du marché pour la gestion des données RH sensibles.

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Pourquoi utiliser MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc répond à un enjeu majeur pour les entreprises : réduire le temps et les coûts liés à la gestion administrative RH, tout en garantissant la sécurité et la conformité des documents.

Gagner du temps sur la distribution des documents

L'envoi des bulletins de paie, qui pouvait prendre plusieurs jours en version papier (impression, mise sous pli, affranchissement), se fait désormais en quelques heures. La plateforme se connecte directement au système d'information de l'entreprise pour automatiser la distribution de tous les documents administratifs.

Réduire les coûts administratifs

En supprimant l'impression, le stockage physique et l'envoi postal des documents, les entreprises réalisent des économies pouvant atteindre 50 % par bulletin envoyé. Le service met également fin aux demandes récurrentes de duplicatas de la part des salariés, puisque chaque collaborateur accède à ses documents en toute autonomie.

Garantir la sécurité et la conformité

Les données stockées bénéficient d'un chiffrement avancé (AES) et d'une authentification à deux facteurs. La plateforme est conforme aux normes AFNOR NF Z 42-013 et au décret n°2018-853, ce qui garantit la valeur juridique des documents dématérialisés, équivalente à celle des versions papier.

Offrir un avantage aux collaborateurs

Chaque salarié dispose d'un espace personnel accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone via l'application mobile (iOS et Android). L'espace reste accessible à vie, même après un départ de l'entreprise. Les collaborateurs peuvent également partager des documents avec des tiers (banques, propriétaires) via des liens sécurisés temporaires.

S'intégrer à l'écosystème RH existant

MyPeopleDoc se connecte aux principaux SIRH du marché grâce à des connecteurs API. La synchronisation automatique élimine les doubles saisies et garantit la cohérence des données entre les différents outils. La plateforme est également compatible avec des solutions de signature électronique comme DocuSign.

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Comment fonctionne MyPeopleDoc ?

Le fonctionnement de MyPeopleDoc repose sur un processus simple et structuré :

1. Mise en place par l'entreprise : l'entreprise souscrit à la solution, configure ses espaces et connecte MyPeopleDoc à son SIRH existant.
2. Invitation des collaborateurs : chaque salarié reçoit un lien d'invitation par e-mail pour activer son coffre-fort numérique personnel.
3. Distribution automatique : les documents RH (bulletins de paie, contrats, attestations) sont envoyés automatiquement dans l'espace de chaque collaborateur.
4. Consultation et partage : les salariés consultent, téléchargent et partagent leurs documents à tout moment, depuis n'importe quel appareil.
5. Archivage durable : les documents sont conservés de manière sécurisée pendant une durée pouvant aller jusqu'à 50 ans, conformément aux obligations légales.

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Fonctionnalités principales de MyPeopleDoc

MyPeopleDoc propose un ensemble complet de fonctionnalités pour la gestion documentaire RH :

• Coffre-fort numérique : 10 Go de stockage par utilisateur, accessible à vie
• Distribution automatisée des documents : bulletins de paie, contrats, attestations envoyés en quelques clics
• Classement automatisé : système d'étiquettes personnalisables pour organiser les documents
• Signature électronique : validation sécurisée des documents RH
• Portail employé : espace personnel pour chaque collaborateur
• Application mobile : disponible sur iOS et Android
• Messagerie interne : communication sécurisée entre RH et salariés
• Partage sécurisé : envoi de documents à des tiers via des liens temporaires
• Intégration SIRH : connecteurs API avec Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM et autres
• Tableaux de bord et analytics : suivi des performances RH et détection des documents manquants
• Horodatage et traçabilité : journal d'audit complet de toutes les actions
• Corbeille sécurisée : protection contre les suppressions accidentelles (restauration sous 30 jours)

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Quel est le prix de MyPeopleDoc ?

MyPeopleDoc propose une tarification flexible adaptée à la taille et aux besoins de chaque entreprise. Il est important de noter que l'accès est entièrement gratuit pour les salariés : c'est l'employeur qui finance le service.

Voici les principales formules disponibles :

• Formule Freemium : accès aux fonctionnalités de base gratuitement
• Tarif Standard (à partir de 3 € / mois / utilisateur) : gestion des documents, distribution automatisée, coffre-fort numérique, gestion des absences et communication avec les salariés
• Tarif Avancé (à partir de 4 € / mois / utilisateur) : fonctionnalités supplémentaires incluant la gestion de la formation, la gestion de la performance et la gestion des talents
• Tarif Entreprise (sur devis) : pour les grandes organisations avec des besoins complexes, incluant la gestion des compétences, la planification des effectifs et des fonctionnalités sur mesure

Des tarifs dégressifs sont proposés pour les entreprises comptant un grand nombre de collaborateurs. L'abonnement inclut les mises à jour de sécurité, les évolutions fonctionnelles et le support technique, sans frais cachés.

Pour obtenir un devis personnalisé, il est nécessaire de contacter directement MyPeopleDoc via le formulaire de demande de démo sur leur site officiel.