Tuto : utiliser Notion pour gérer son side project

Découvrez un tutoriel complet sur l'utilisation de Notion, l'outil qui va t'aider à t'organiser. En utilisant intelligemment cet outil il peut rapidement devenir ton deuxième cerveau. Dans cet article on t'explique quelles sont les principales fonctionnalités et comment tu vas pouvoir l'utiliser.

Tuto : Comment utiliser Notion pour gérer son side project ?

Si tu es ici, c'est que tu as forcément entendu parler de Notion et que tu as envie de l'utiliser dans ton quotidien professionnel ou personnel.

C'est vrai que c'est l'outil de productivité dont tout le monde parle ! Utilisé par des freelances pour centraliser toutes leurs activités professionnelles et même utilisé dans de grandes entreprises, Notion est l'outil qui a révolutionné la façon de travailler, de s'organiser et de collaborer.

Comme chaque outil qui émerge, on retrouve autour de Notion un écosystème d'acteurs et de solutions. Par exemple, des agences et des freelances sont devenus des experts certifiés Notion afin d'enseigner les compétences que l'outil requiert et améliorer l'expérience utilisateur. Il y  a même beaucoup de personnes qui ont créé des templates gratuits ou payants et qui développe des side project grâce à Notion.

Nous avons eu d'ailleurs eu la chance de recevoir l'un de ces acteurs dans un épisode de Maker Side, le podcast des créateurs de side project. Valentin Geffroy a lancé, en 2020, son side project : une marketplace de template Notion nommée Notion Everything.

Il monétise son projet grâce aux liens d'affiliation. C'est-à-dire que des personnes proposent leur template sur son site et gagnent en visibilité. En contrepartie, Valentin touche une commission sur chaque vente effectuée.

Depuis peu, des personnes influentes ont lancé leur template Notion, voire des packs entiers de template, mis en vente sur des plateformes ou sur leur propre site web.

Nous avons également reçu Ben Issen dans un autre épisode de Podcast. Designer freelance, il a mis en vente, en side project, un pack de template Notion dédié aux freelances et en a fait la promotion sur Product Hunt. La visibilité que lui a donnée la plateforme et l'originalité de son produit lui ont fait gagner beaucoup d'argent en parallèle de son activité professionnelle.

Nous aussi, on a même tenté l'expérience en créant notre propre template Notion et en le mettant en vente. Donc si tu veux voir notre vidéo de lancement de template Notion c'est par ici !

Toutes ces solutions proposées par des personnes de cette communauté démontrent un chose : Notion est un outil reconnu pour gérer sa vie personnelle et professionnelle.

C'est pourquoi dans cet article on va t'aider à prendre en main Notion pour gérer au mieux ton side project !

Les débuts de Notion

Notion a été co-fondé par Ivan Zhao et lancé en 2016, à San Francisco, dans une première version Notion 1.0.

Au vu de des réactions des utilisateurs et de leur engouement pour cet outil, une deuxième version remplie d'amélioration est sortie le 20 mars 2018.

Ce jour là, Notion 2.0 a été lancé sur Product Hunt où il y a fait un véritable carton ! Il est apparu premier au classement Product of the day, puis premier au classement Product of the week et enfin, pour couronner le tout, premier au classement Product of the month.

Notion, l'outil révolutionnaire de "workspace" tout en un, a créé un grand bouleversement dans le monde des outils de prise de note et de collaboration, et a rassemblé une communauté à travers le monde entier.

Aujourd'hui, en octobre 2021, Notion compte plus de 20 millions d'utilisateurs.

Il s’agit d’une application à la fois complète et intuitive. Elle a d'ailleurs écrasé tous ses concurrents au fur et à mesure du temps puisque les utilisateurs se sont rapidement rendus compte que Notion rassemblait tout ce dont ils avaient besoin à un seul et même endroit.

Là où tous les autres n'ont proposé qu'un type d'outil de travail avec des options et fonctionnalités limitées, Notion a regroupé tout ce dont un utilisateurs peut avoir besoin.

Notion présente un design épuré, simple mais efficace, sans superflu ; mais surtout une très grande flexibilité dans les moindres options que personne ne proposait auparavant.

Notion s’est d’abord focalisé sur les entreprises en créant des fonctionnalités permettant aux équipes de partager sur un même espace toutes leur tâches, de les suivre et de gérer leurs projets en commun. Mais cette plateforme a aussi très vite comblé les besoins des utilisateurs pour un usage personnel.

D'ailleurs, tu peux retrouver sur Youtube un très grand nombre de vidéos de personnes qui utilisent Notion, qui te montrent leurs différents templates et leur façon de l'utiliser au quotidien.

Pourquoi utiliser Notion ?

On a déjà évoqué pas mal de raisons pour lesquelles Notion est un outil incroyablement pratique à utiliser.

1. Un usage professionnel

Pour résumer, Notion change complètement ton organisation en réunissant au même endroit toutes les fonctionnalités nécessaires à la création et à la manipulation des données. En plus, ce qui est pratique lors d'une utilisation professionnelle, c'est de pouvoir inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre ton compte Notion et de choisir les pages qui leur seront visibles ou cachées.

Tu peux alors donner accès à ton Notion à plusieurs de tes clients ou collaborateurs, sans qu'ils ne voient d'autres pages privées ou personnelles.

2. Un usage personnel

Cet outil n'est pas devenu aussi populaire et incontournable seulement grâce à ses fonctions destinées aux professionnels (freelances, startups, grandes entreprises).

Si Notion est devenu aussi visible, connu et utilisé dans le monde entier, c'est aussi grâce aux personnes qui en ont un usage strictement personnel.

On y retrouve des personnes de tout âge qui vont s'en servir comme plateforme pour stocker tout ce qu'elles ont en tête. De la to-do list quotidienne, à leur bullet journal, leurs programmes de sport, leurs playlists de musique préférées, leurs documents personnels... Tout y est !

Même les étudiants se servent de Notion pour créer et suivre un planning de leurs cours et devoirs.

En utilisant Notion, tout est au même endroit, plus besoin d'utiliser plein d'outils différents et d'avoir plein de fenêtres de bureaux ouvertes, de post-it, d'agenda, etc.

Notion rassemble les to-do lists, les carnets de note, les captures d'écran et photos éparpillées dans ton téléphone ou ton bureau d'ordinateur. Tu peux y stocker aussi tous tes fichiers Excel, Google Doc, etc.

3. Un gain de temps et de place

Notion permet un gain de temps considérable et rend les tâches plus faciles. Tout est beaucoup moins éparpillé. Fini la peur de perdre des notes ou des documents importants.

C'est une vraie extension de soi-même. Tu crées et design ta propre interface sur Notion, tu tries tout tes documents de la façon que tu souhaites, tu retrouves donc très facilement n’importe quelle information en quelques secondes.

À chaque fois que tu as besoin d'enregistrer quelque chose, de le stocker, de le terminer, de te noter des rappels, tu sais directement où la ranger et où la retrouver. Même si c'est des mois ou des années plus tard, tu retrouveras toujours tes fichiers, sans te demander où tu les as mis ou bien si tu les as jeté.

C'est comme un deuxième cerveau. Une autre tête qui pense pour toi et qui t'enlève la charge énorme de devoir te souvenir de tout. C'est clairement le disque dur externe de ta mémoire !

4. La communauté

Avec le succès fulgurant que connait Notion, une très grande communauté s'est créée autour de cet outil pour échanger et partager.

Il existe plusieurs groupes sur Facebook, majoritairement en anglais mais on en retrouve quelques uns en français également.

"Notion made simple" est le groupe Facebook qui rassemble le plus de monde, avec 51k de membres.

Sur ces groupes sont partagés des templates Notion gratuits et des conseils. Tu peux y trouver de l'aide si tu as besoin et si tu es encore étudiant tu as même un groupe Notion dédié.

Notion gratuit : en ligne ou en application

Notion est accessible depuis n'importe quel navigateur, mais c'est aussi une application que l'on peut télécharger gratuitement sur ordinateur ou mobile (compatible sur Mac, Windows, iOs et Androïd).

N'hésite pas à prendre en main l'outil lors de ta première utilisation en essayant toutes les fonctionnalités qu'il te propose. Puis détermine l'utilisation que tu en auras pour savoir comment l'organiser.

Commence par créer tes pages et ajouter des blocs à l'intérieur (des sous-catégories de tes pages en quelques sortes). À ces pages, tu peux attribuer un émoji, une couverture et une description. Avec le raccourci "/" tu peux découvrir tout ce que Notion te propose pour enrichir tes pages et organiser tout tes contenus.

Une fois l'outil bien pris en main et organisé comme tu le souhaites, tu peux y intégrer des outils de travail comme Google Sheets et Docs, Mailchimp, Slack, etc.

Comment utiliser Notion dans ton side project ?

Notion : ton deuxième cerveau

On l'a vu précédemment, Notion devient bel et bien ton deuxième cerveau puisque cet outil fonctionne comme ta base de données pour tout stocker.

Une autre fonctionnalité qui enlève beaucoup de poids à ta charge mentale c'est la to-do list.

Notion a repris l'incontournable to-do list qui est devenue indispensable, autant dans la vie professionnelle que personnelle.

Cette fonctionnalité permet de poser par écrit toutes les tâches à réaliser dans ta journée, ta semaine, ton mois. Il est possible de les classer et de les afficher sous différentes formes, soit en liste soit en tableau. C'est ce que Notion appelle des "views".

Pour une to-do list la vue la plus pratique sera la "board view" qui est l'équivalent d'un tableau Kanban. Tes tâches seront affichées et tu peux choisir de les classer comme tu le souhaites.

Gérer tes process

Lorsque tu crées ton side project, tu as toute sorte de tâches et missions à accomplir. Ça peut vitre être le bazar si tu ne détailles pas chaque tâches ou si tu en oublies.

Alors Notion est là pour t'aider à tout organiser et te permet de créer des pages avec des templates pour gérer chaque étape de ton projet.

Par exemple, si ton side project est de créer et lancer un podcast, Notion va te permettre de lister tes invités, de les classer dans un tableau "liste" et de leur appliquer des filtres comme "en attente", "podcast à faire", "fait" ou "publié".

Tu peux aussi les ajouter sur la vue "calendar" pour planifier toutes les sessions d'enregistrement d'épisodes de podcast.

Tu peux y écrire le détail de ton podcast et la trame à suivre pour ton interview car Notion est aussi un outil de prise de note et d'écriture.

Si tu le souhaites, tu peux retrouver le template Notion gratuit que l'on a créé pour t'aider à organiser et planifier tout tes side project !

La gestion de projet et la communication

Notion est aussi un atout gérer toute la communication autour de ton side project.

Comme on en a parlé juste avant, la vue "calendar" te permet d'avoir un vrai calendrier sous les yeux et de programmer toutes les tâches à réaliser selon les jours et les heures.

C'est très pratiques lorsque tu veux mettre au point un calendrier éditorial et établir une planification organisée de tes contenus. Pour chaque jours et chaque heures tu sais quel type de contenu tu dois produire ou publier.

Réaliser un calendrier éditorial est quasiment indispensable pour ne pas se laisser dépasser et avoir toujours du contenu prêt à être publié sur tes différents médias.

En plus, grâce à cette fonctionnalité, tu peux prévoir des réunions, des interviews ou tout autre type de rendez-vous professionnel important.

Tu as aussi la vue "timeline" qui te permet de visualiser facilement les tâches qui sont étendues sur plusieurs jours afin de répartir au mieux ta charge de travail. C'est l'équivalent d'un diagramme de Gantt. Si ce terme t'es familier, c'est parce que le diagramme de Gantt est très utilisé en gestion de projet. C'est l'un des outils les plus efficaces pour représenter l'avancement de tes tâches et donc de ton projet en entier.

Chaque tâche est représentée par une barre horizontale dont la longueur représente la durée de la date de début à la date de fin.

Notion : la landing page pour présenter ton side project

On t'a déjà expliqué dans un autre article pourquoi créer une landing page était indispensable pour vérifier ton marché et valider ton produit. On t'a aussi montré comment en créer et on t'a présenté plusieurs outils pour le faire.

Mais ce qu'on ne t'avait pas dit c'est que certains utilisent Notion comme une landing page à part entière.

Ils créent leur page produit avec l'intégration d'un formulaire et partagent l'URL de leur page Notion comme si c'était une landing page classique.

Elle peut notamment se construire grâce à la fonctionnalité "synced blocks", qui permet de synchroniser des blocs entre eux. Il suffit de créer un "synced block" une fois et peu importe le type de modification que tu y apportes, elles se feront automatiquement sur tous les mêmes blocs de ton Notion.

La création d'un blog sur Notion

Tu sais maintenant que tu peux partager l'URL de ta landing page Notion, mais tu peux aller bien plus loin que ça et faire de ton Notion un blog entier rempli de contenu.

Tu peux donc convertir ton Notion en un vrai wiki, où tu partage tes connaissances et tes ressources gratuitement, sans passer par la création d'un blog en payant un hébergement et un nom de domaine.

Avec les fonctionnalités de "text" et de "headings" tu peux structurer des articles de blogs et choisir la couleur et le "background"de ta police.

Tu peux ajouter des liens qui redirigent vers d'autres articles de ton blog grâce à l'option "link to page".  Et l'un des grands avantages est de pouvoir intégrer différents types de médias comme des images, des vidéos, des audios et toute sorte de fichiers.

Gérer le budget de son side project

Notion peut aussi s'utiliser comme un tableur ce qui peut être très pratique.

En clair, la plateforme propose une fonctionnalité "formule" pour créer toute sorte de tableau de calcul. Par exemple, tu peux créer une vue "table" et intégrer dans les différentes colonnes des formules. Pour ce faire tu vas choisir différentes variables via les "propriétés".

Dans la formule tu as 4 catégories :

  • propriétés : c'est ta valeur (texte, nombre, date, etc).
  • opérateurs : c'est le type de calcul que tu veux créer (addition, soustraction, etc).
  • fonctions : c'est ce qui va te permettre de donner une condition à ta formulaire (par exemple des logiques : "If, and, equal, or, not" ; des maths : "min, max, abs, round" ; ou encore des dates : "dateAdd, dateBetween, dateSubtract, now").
  • constantes : ce sont les valeurs qui ne changent jamais dans ta formule.

Ça peut paraître un peu complexe mais il faut le mettre en pratique pour comprendre que c'est une fonctionnalité très utile à rajouter. Tu peux en faire un tableau de calcul pour faire des comptes et visualiser tes dépenses et tes gains grâce à ton side project.

Par exemple, si tu as des dépenses tous les mois pour ton side project (comme payer des abonnements à des outils) tu peux les ajouter au tableau, définir leur prix au mois en choisissant la propriété "cost", ajouter leurs valeurs en choisissant l'opération "addition" et le tableau calculera automatiquement ce que tu dépenses chaque mois. Il refera le calcul directement si tu enlève un prix ou si tu en rajoutes.

Tu peux aussi y ajouter une colonne de prix à l'année et refaire le calcul en ajoutant l'opération pour multiplier la somme sur tous les mois de l'année.

C'est très pratique pour voir ton budget et suivre tes dépenses.

Si tu as des difficultés à réaliser ton tableau de formule, tu peux trouver des templates gratuits qui intègrent directement des tableaux de calcul pour faire tes comptes comme tu le souhaites.

Avec tout ça, tu n'as plus de raison de ne pas utiliser Notion alors ... GO, lance toi ! 😉

Notion va te permettre de gérer ton side project mais va surtout t'enlever toute la charge mentale de l'organisation. Tu trouveras plus facilement l'équilibre entre ton activité principale et ton projet en parallèle.

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